Wir erhalten eine E-Mail von unserem Arbeitgeber mit einem Link zu MyPeopleDoc, wir klicken darauf, die Seite fordert ein Passwort an, das wir nie erstellt haben, und wir schließen den Tab. Dieses Szenario tritt bei jeder Welle der Unternehmensbereitstellung auf. Der Zugang zum MyPeopleDoc-Kundenbereich stellt technisch gesehen kein echtes Problem dar, aber der Zugangsprozess enthält einige konkrete Fallstricke, die einen signifikanten Teil der Mitarbeiter bereits beim ersten Versuch blockieren.
Aktivierungs-E-Mail-Adresse MyPeopleDoc: der häufigste Reibungspunkt
Der erste Reflex, wenn die Verbindung fehlschlägt, ist, das Passwort zu überprüfen. In den meisten Fällen liegt das Problem jedoch vorher: die zur Aktivierung verwendete E-Mail-Adresse stimmt nicht mit der eingegebenen überein.
Beim Rollout sendet der Arbeitgeber eine Einladung an eine bestimmte Adresse, oft die berufliche E-Mail-Adresse. Wenn man dann versucht, sich mit einer privaten Adresse (oder einer Variante mit einem Punkt, einem Bindestrich, einem alten Namen) anzumelden, erkennt die Plattform das Konto einfach nicht.
Um die richtige Adresse zu finden, kann man wie folgt vorgehen auf Verbindung zum MyPeopleDoc-Kundenbereich:
- In seinem Posteingang (einschließlich Spam) nach der allerersten Nachricht von MyPeopleDoc oder PeopleDoc suchen, die die Aktivierungsadresse enthält
- Die Funktion “E-Mail-Adresse vergessen” auf der Anmeldeseite des Portals mypeopledoc.com nutzen
- Direkt den HR-Service seines Unternehmens kontaktieren, der einzige Ansprechpartner, der eine Einladung erneut senden kann, wenn der ursprüngliche Link abgelaufen ist
Die Rückmeldungen variieren zu diesem Punkt, aber mehrere aktuelle Leitfäden bestätigen, dass der Einladung-Link eine begrenzte Lebensdauer hat. Ein abgelaufener Link kann vom Mitarbeiter nicht reaktiviert werden: Man muss über die HR-Abteilung gehen.
Doppelte Authentifizierung auf MyPeopleDoc: was sich im Alltag ändert
Eine kürzliche Änderung verändert den gewohnten Anmeldeprozess. Einige MyPeopleDoc-Instanzen beginnen, die zweifache Authentifizierung (2FA) per SMS-Code oder Authentifizierungs-App zu integrieren. Konkret wird nach Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts ein zusätzlicher Schritt zur Eingabe eines temporären Codes erforderlich.
Für Mitarbeiter, die an das einfache Paar aus Benutzername und Passwort gewöhnt sind, kann das überraschen. Der Code wird per SMS an die bei der Aktivierung des Kontos angegebene Nummer gesendet oder über eine App wie Google Authenticator.
Was tun, wenn man den 2FA-Code nicht erhält
Zwei häufige Situationen. Die Telefonnummer, die mit dem Konto verknüpft ist, ist nicht mehr aktiv (Wechsel des Anbieters, alte berufliche Nummer). Oder die Authentifizierungs-App wurde beim Wechsel des Smartphones gelöscht.
In beiden Fällen bleibt der MyPeopleDoc-Support oder der HR-Service die einzige Anlaufstelle, um den zweiten Faktor zurückzusetzen. Keine Handlung seitens des Mitarbeiters ermöglicht es, diesen Schritt zu umgehen, und genau das ist das Prinzip der 2FA.
MyPeopleDoc auf Mobilgeräten: Browser, keine App
Manchmal sucht man im Store nach “MyPeopleDoc-App”, ohne etwas zu finden. Der Zugang zum digitalen Tresor erfolgt nicht über eine native mobile App. Die Verbindung erfolgt über den Webbrowser des Smartphones, indem man direkt zu mypeopledoc.com geht.
Die Benutzeroberfläche passt sich dem Bildschirm an. Man findet die gleichen Funktionen wie am Computer: Einsichtnahme in die Gehaltsabrechnungen, Herunterladen von HR-Dokumenten, Verwaltung der Kontoeinstellungen.
Tipp für einen schnellen Zugang ohne App
Auf Android und iOS kann man eine Verknüpfung zur Anmeldeseite direkt auf dem Startbildschirm hinzufügen. In Chrome reicht es, das Menü zu öffnen und dann “Zum Startbildschirm hinzufügen” auszuwählen. In Safari ist es der Teilen-Button und dann “Zum Startbildschirm”. Das Ergebnis sieht aus wie eine App, ist aber keine.
Dokumente nach Verlassen des Unternehmens zugänglich
Die Frage kommt immer wieder, wenn ein Mitarbeiter seinen Posten verlässt: Sind die Gehaltsabrechnungen und Dokumente, die im digitalen Tresor gespeichert sind, weiterhin zugänglich?
Das Prinzip von MyPeopleDoc basiert auf einem persönlichen digitalen Tresor, der dem Mitarbeiter zugeordnet ist, nicht dem Unternehmen. Das Konto und die darin enthaltenen Dokumente überdauern das Ende des Arbeitsverhältnisses. Der ehemalige Arbeitgeber kann keine Dateien mehr hochladen, aber alles, was archiviert wurde, bleibt einsehbar und herunterladbar.
Die elektronische Gehaltsabrechnung unterliegt außerdem gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der Arbeitgeber muss die Verfügbarkeit der digitalisierten Gehaltsabrechnungen über einen längeren Zeitraum gewährleisten, und der Mitarbeiter behält ein Widerspruchsrecht gegen die Digitalisierung. Im Falle der Schließung des Dienstes müssen die Dokumente zurückgegeben oder übertragen werden.
Konkrete Vorsichtsmaßnahme vor dem Verlassen
Vor dem Verlassen des Unternehmens überprüft man zwei Dinge. Zuerst, dass die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse eine persönliche Adresse ist (nicht die berufliche Adresse, die deaktiviert wird). Dann, dass das Passwort irgendwo notiert ist, da der HR-Service nach Beendigung des Vertrags nicht mehr eingreifen kann.
Sicherheit des digitalen Tresors MyPeopleDoc: was Ihre Dateien schützt
MyPeopleDoc funktioniert als sicherer Speicherplatz für HR-Dokumente. Die Dateien sind verschlüsselt, und der Zugang basiert auf einer individuellen Authentifizierung, die der Arbeitgeber nicht nutzen kann, um den Inhalt des Tresors einzusehen.
Einige bewährte Praktiken stärken die Sicherheit des Kontos:
- Ein einzigartiges Passwort verwenden, das sich von dem der beruflichen E-Mail unterscheidet
- Die doppelte Authentifizierung aktivieren, sobald sie auf der Instanz des Unternehmens angeboten wird
- Nie von einem gemeinsam genutzten Computer ohne private Sitzung oder privates Surfen einloggen
- Regelmäßig überprüfen, ob die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse und Telefonnummer aktuell sind
Der digitale Tresor ist kein einfacher Speicher. Er unterliegt einem regulatorischen Rahmen, der Garantien für die Nachhaltigkeit, Integrität und Vertraulichkeit der archivierten Dokumente vorschreibt. Diese Architektur ermöglicht es der Plattform, im Falle eines Streits über eine Gehaltsabrechnung oder ein Vertragsdokument als Beweis zu dienen.
Die meisten Blockaden auf MyPeopleDoc lassen sich lösen, indem man die ursprüngliche E-Mail-Adresse überprüft und den HR-Service kontaktiert, wenn der Link abgelaufen ist. Der Rest, Einsichtnahme, Herunterladen, langfristige Archivierung, funktioniert ohne besondere Intervention, sobald das Konto aktiviert ist. Seine Anmeldedaten aktuell zu halten und vor einem Stellenwechsel auf eine persönliche Adresse umzusteigen, bleibt die nützlichste Vorsichtsmaßnahme.
