Je ontvangt een e-mail van je werkgever met een link naar MyPeopleDoc, je klikt, de pagina vraagt om een wachtwoord dat je nooit hebt aangemaakt, en je sluit het tabblad. Dit scenario komt terug bij elke golf van uitrol in het bedrijf. De toegang tot de MyPeopleDoc-klantomgeving vormt geen echte technische uitdaging, maar het toegangstraject bevat enkele concrete valkuilen die een aanzienlijk deel van de werknemers bij de eerste poging blokkeren.
Activatie e-mailadres MyPeopleDoc: het meest voorkomende pijnpunt
De eerste reflex wanneer de verbinding mislukt, is om het wachtwoord te controleren. In de meeste gevallen ligt het probleem eerder: het e-mailadres dat voor de activatie is gebruikt, komt niet overeen met het ingevoerde e-mailadres.
Bij de uitrol stuurt de werkgever een uitnodiging naar een specifiek adres, vaak het professionele e-mailadres. Als je vervolgens probeert in te loggen met een persoonlijk adres (of een variant met een punt, een streepje, een oude naam), herkent het platform gewoon het account niet.
Om het juiste adres te vinden, kun je het volgende doen op verbinding maken met de MyPeopleDoc-klantomgeving:
- Zoek in je mailbox (inclusief de spam) naar het allereerste bericht dat je van MyPeopleDoc of PeopleDoc hebt ontvangen, dat het activatieadres bevat
- Gebruik de functie “Vergeten e-mailadres” op de inlogpagina van de portal mypeopledoc.com
- Neem rechtstreeks contact op met de HR-afdeling van je bedrijf, de enige contactpersoon die een uitnodiging kan opnieuw versturen als de oorspronkelijke link is verlopen
De reacties variëren hierover, maar verschillende recente gidsen bevestigen dat de uitnodigingslink een beperkte levensduur heeft. Een verlopen link wordt niet opnieuw geactiveerd aan de werknemerskant: je moet weer via HR.
Dubbele authenticatie op MyPeopleDoc: wat het dagelijks verandert
Een recente wijziging verandert het gebruikelijke inlogtraject. Sommige MyPeopleDoc-instanties beginnen de dubbele authenticatie (2FA) via SMS-code of authenticatie-app te integreren. Concreet, na het invoeren van het e-mailadres en het wachtwoord, vraagt een extra stap om een tijdelijke code.
Voor werknemers die gewend zijn aan de eenvoudige combinatie van gebruikersnaam/wachtwoord, kan dit verrassend zijn. De code komt per SMS op het nummer dat tijdens de activatie van het account is opgegeven, of via een app zoals Google Authenticator.
Wat te doen als je de 2FA-code niet ontvangt
Twee veelvoorkomende situaties. Het telefoonnummer dat aan het account is gekoppeld, is niet meer actief (verandering van provider, oud professioneel nummer). Of de authenticatie-app is verwijderd bij een verandering van smartphone.
In beide gevallen is de MyPeopleDoc-ondersteuning of de HR-dienst de enige optie om de tweede factor opnieuw in te stellen. Geen enkele handeling aan de werknemerskant kan deze stap omzeilen, en dat is precies het principe van 2FA.
MyPeopleDoc op mobiel: browser, geen app
Soms zoeken we naar “MyPeopleDoc-app” in de winkels zonder iets te vinden. Toegang tot de digitale kluis gaat niet via een native mobiele app. De verbinding verloopt via de webbrowser van de smartphone, door direct naar mypeopledoc.com te gaan.
De interface past zich aan het scherm aan. Je vindt dezelfde functies als op de computer: het raadplegen van loonstroken, het downloaden van HR-documenten, het beheren van de accountinstellingen.
Tip voor snelle toegang zonder app
Op Android en iOS kun je een snelkoppeling naar de inlogpagina direct op het startscherm toevoegen. Op Chrome hoef je alleen maar het menu te openen en “Toevoegen aan het startscherm” te selecteren. Op Safari is het de deelknop en dan “Op het startscherm”. Het resultaat lijkt op een app, maar is er geen.
Documenten toegankelijk na vertrek uit het bedrijf
De vraag komt systematisch terug wanneer een werknemer zijn functie verlaat: blijven de loonstroken en documenten die in de digitale kluis zijn opgeslagen toegankelijk?
Het principe van MyPeopleDoc is gebaseerd op een persoonlijke digitale kluis die aan de werknemer is gekoppeld, niet aan het bedrijf. Het account en de documenten die het bevat, overleven het einde van de arbeidsovereenkomst. De voormalige werkgever kan er geen bestanden meer aan toevoegen, maar alles wat is gearchiveerd blijft raadpleegbaar en downloadbaar.
De elektronische loonstrook valt bovendien onder wettelijke bewaarplicht. De werkgever moet de beschikbaarheid van gedigitaliseerde loonstroken gedurende een lange periode garanderen, en de werknemer behoudt het recht om bezwaar te maken tegen digitalisering. In geval van sluiting van de dienst moeten de documenten worden teruggegeven of overgedragen.
Concreet voorzorgsmaatregel om te nemen voor vertrek
Voordat je het bedrijf verlaat, controleer je twee dingen. Ten eerste, dat het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, een persoonlijk adres is (niet het professionele adres dat zal worden gedeactiveerd). Ten tweede, dat het wachtwoord ergens is genoteerd, aangezien de HR-dienst niet meer kan ingrijpen zodra het contract is beëindigd.
Beveiliging van de digitale kluis MyPeopleDoc: wat uw bestanden beschermt
MyPeopleDoc functioneert als een veilige opslagruimte voor HR-documenten. De bestanden zijn versleuteld, en de toegang is gebaseerd op een individuele authenticatie die de werkgever niet kan gebruiken om de inhoud van de kluis te raadplegen.
Enkele goede praktijken versterken de beveiliging van het account:
- Gebruik een uniek wachtwoord, anders dan dat van de professionele e-mail
- Activeer de dubbele authenticatie zodra deze wordt aangeboden op de instantie van het bedrijf
- Log nooit in vanaf een gedeelde computer zonder privé- of incognito-modus
- Controleer regelmatig of het e-mailadres en het telefoonnummer die aan het account zijn gekoppeld, up-to-date zijn
De digitale kluis is geen eenvoudige drive. Het voldoet aan een regelgevend kader dat garanties voor duurzaamheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gearchiveerde documenten oplegt. Het is deze architectuur die het platform in staat stelt als bewijs te dienen in geval van een geschil over een loonstrook of een contractdocument.
De meeste blokkades op MyPeopleDoc worden opgelost door het oorspronkelijke e-mailadres te controleren en via de HR-dienst te gaan wanneer de link is verlopen. De rest, raadpleging, downloaden, langdurige archivering, werkt zonder bijzondere tussenkomst zodra het account is geactiveerd. Houd je inloggegevens up-to-date en schakel over naar een persoonlijk adres voordat je van functie verandert, blijft de nuttigste voorzorgsmaatregel.
